Blandaði vinnustaðurinn sem Covid gaf okkur

Þegar heimurinn lokaðist vegna Covid varð til vinnuumhvefi sem má kalla blandaða vinnustaðinnn (e. hybrid workplace), þar sem starfsmenn unnu bæði á starfsstöð og í fjarvinnu. Um var að ræða stórkostlegar breytingar á vinnuumhverfi heimsins og því fóru rannsakendur á kreik. Mýgrútur upplýsinga liggja nú fyrir og það áhugaverða er, það eru allir sammála. Störf þekkingarstarfsmannsins geta verið með allt öðru sniði en hafa verið síðust áratugi og skilað meiri árangri. Því er mikilvægt að undirbúa nýja tíma. 

Rannsóknaraðilar eru sammála um að allt að 70% þekkingarstarfsmanna afkasti meira í blönduðu vinnuumhverfi og frammistaða er betri. Þetta kemur m.a. til vegna getu til þess að fara hratt á milli funda og persónulegur sveigjanleiki er meiri. Áhugavert er að sjá að í blönduðu umhverfi eru 43% starfsmanna hamingjusamari en staðbundnir og ef þeir missa nýfengið frelsi er hætta á að þeir missi áhugann á starfinu.  

Sérfræðingar eru sammála um að smámunastjórnun (e. micromanagement) og stíft eftirlit með mælikvörðum dragi úr skuldbindingu starfsmanna í blönduðu umhverfi. Í staðinn er lögð áhersla á að horfa heildstætt á vinnustaðinn, byggja upp sterka heild og einblína á mýkri mál sem hafa styrkjandi áhrif á frammistöðu.  

Bent er á að samfélagsleg tenging starfsmanns við starfshópinn, geðheilsa, líkamleg heilsa og tæknilegar lausnir séu helstu vísar að fjarafköstum starfsmanna. Hafi fyrirtæki þegar komið upp mælikvörðum er hvatt til þess að nota þá áfram en gæta þess að mælikvarðar séu ekki að vaka yfir starfsfólki.  

Í staðinn er bent á að vinnulag stjórnandans þarf að aðlagast að breyttu umhverfi og t.a.m. er lagt til að hafa vikulega fundi með starfsmönnum þar sem farið er yfir framvindu og næstu skref hvers starfsmanns. Þannig er ráðlagt að einblína á að starfsmaður finni fyrir tilgangi, að hann sé að skapa virði og að öll athygli snúi að árangri einstaklinga og heildarinnar. Lagt er til metinn sé árangur reglulega á fundum og eða með mánaðarlegum könnunum. 

Hvað skipulag og ferla varðar er sagt mikilvægt að starfsemin aðlagist að nýjum veruleika. Þannig var nefnt að vinnutíminn verði teygjanlegri með blönduðum vinnustað og því sé mikilvægt að skilgreina vissar tímasetningar dagsins sem fundartíma og eða rafrænan viðverutíma. Bent var á að einkaskrifborðið tilheyri fortíðinni og að vinnustaðurinn þurfi ekki lengur að tryggja sæti fyrir alla á hverjum degi.  

Eigi blandaði vinnustaðurinn að ganga upp er óumflýjanlegt að tryggja að tæknin sé fyrsta flokks, þannig að engar takmarkanir fylgi dreifðum vinnuhóp. Hámarka þarf fjarfundalausnir, teymislausni, sameiginlega skjalavinnslu og öruggt aðgengi að kerfum og gögnum. Hvað tækjabúnað varðar er nefnt að góð heyrnartól, góð vefmyndavél, fundarhátalarar, góður snjallsími og nándartenging tölvubúnaðar í fundarherbergjum séu lykillinn. 

Stærsta áskorun þessa nýja fyrirkomulags er að starfsmenn einangrist í þeim verkefnum sem þeir eru að sinna og nái engri tengingu við starfsmannahópinn. Hér er um að ræða langstærstu áskorunina sem erfiðast er að styrkja. Á móti má segja að ef fyrirbyggjandi aðgerðir heppnast gæti vinnustaðurinn orðið sterkari en áður. Ráðlagt er að byggja upp samfélag (e. tribe mentality) af miklum móð, sem allur starfsmannahópurinn finnur sig sem hluta af. Leiðir til að ná þessu fram eru reglulegir fundir heildarinnar, virk og uppbyggileg samskipti í rafheimum, fyrir vinnu og félagsskap, að heildin sé að vinna saman að sameiginlegum markmiðum og meðvitaður stuðningskúltúr sé á milli starfseininga.  

Nú þegar Covid nálgast endalokin og störf geta farið aftur í gamla farið er eðlilegt að spyrja sig, eru það réttu hjólförin? Mætti hugsanlega nýta þessi tímamót til að endurhugsa vinnustaðinn og skipuleggja starfsemina upp á nýtt? Breytingarnar sem fylgja blandaða vinnustaðnum snúa ekki bara að tæknilausnum, heldur einnig skipulagi, stjórnun, starfsháttum, fundum, teymisstarfi, markmiðasetningu o.fl.  

Gott fyrsta skref er að eiga samtalið innan vinnustaðarins og heyra hvað starfsmenn vilja gera. Greina vilja þeirra og í leiðinni ræða gildrur staðbundinnar vinnu og fjarvinnu – og meta leiðir til að hámarka báða heima. Ef tækifærin eru ljós skiptir öllu að ganga markvisst til verks og varða veginn að nýjum og spennandi tímum. 

Grein birtist í viðskiptablaðinu 25. mars 2021